PhraseExpress – כלי להחלפת טקסטים

כתבתי בעבר על תוכנות שמשפרות את ה Clipboard של Windows, ובחרנו ב Ditto כמנצחת שלנו. קיבלנו המון פידבקים חיוביים על התוכנה ועל כמה שהיא משפרת ומייעלת את העבודה במחשב, אך האמת שאני באופן אישי מצאתי תוכנה קטנה וחכמה שעושה עבודה דומה בדרך שונה – ולטעמי, הרבה יותר טובה.

PhraseExpress ל Windows היא תוכנה להחלפת טקסטים, ומה זה בעצם אומר ? בגדול, בדיוק את זה – היא מחליפה טקסטים. אז הפעם אני לא אתחכם וישאל את השאלה הנכונה, שהיא "למה זה טוב ?!", נניח שהגדרתם לה שכל פעם שהיא מזהה את המילה "חתימה" (וזה ממש לא משנה באיזה תוכנה אתם נמצאים , המערכת עובדת על כל טקסט בכל תוכנה שהיא תחת Windows), אז PhraseExpress תחליף באופן אוטומטי את הביטוי "חתימה" בטקסט שהגדרתם לה, למשל, "ישראל ישראלי, בחור מגניב".

בדוגמא המאד מאד בסיסית הזאת ליכולת של PhraseExpress כבר אפשר לראות פוטנציאל עצום ! בכל תוכנה שתהיו בה, בין אם פתחת את ה Outlook, נכנסתם למייל דרך ה Web או סיימתם מסמך, פשוט רושמים את המילה "חתימה", והחתימה שלכם (שתמיד תהיה זהה), תופיע. וזה רק קצה הקרחון…

למה זה טוב ?

תוכנה להחלפת טקסטים – נשמע קצת מעורפל, אבל מצאתי לזה בערך מליון שימושים. בהתחלה הגדרתי את שהחתימה שלי תופיע כל פעם שאני מקליד "חתם", אחרי זה הגדרתי שקוד ה HTML שבוא אני משתמש על מנת להטמיע תמונות לכתבה כמו זאת יופיע כל פעם שאני מקליד "InsPic", הגדרתי את הכתובת של הבית שלי כל פעם שאני רושם "כתובתבית" וכתובת של העבודה ב "כתובתעבודה", אחרי זה הגדרתי את המייל שלי כל פעם שאני רושם "מיילשלי", אחרי זה התלהבתי מעוד פונקציות של התוכנה ולבסוף התחלתי את הכתבה הזו. כל טקסט שאתם חוזרים עליו יותר מפעמיים בחיים שלכם, אפשר להכניס לתוכנה ולהגדיר בשבילו הקלדת מילה קצרה וייחודית – ורצוי גם שקל לזכור אותה. כמו קיצורי-דרך למחרוזות המילים הנפוצות שלכם.

התקנה והפעלה ראשונית

כיאה לתוכנה שמסוקרת ב Bitim, התוכנה PhraseExpress הינה חינמית לשימוש אישי וביתי (אך לא לעסקים או ארגונים, וישנה גם גרסה המתאימה לרשתות שגם היא בתשלום). אז אנחנו מדברים על הגרסה הביתית, גשו לאתר שלהם והורידו את קובץ ההתקנה, התוכנה תומכת ב Windows XP/Vista/7 ושוקלת קצת פחות מ 4 מגה בסה"כ. חשוב לציין שאין שום הגבלות לגרסה הביתית החינמית, אז בכלל כיף. ההתקנה פשוטה, מהירה ושגרתית. בסוף ההתקנה התוכנה תפעל ובמקביל תוכלו לסמן לו לגשת למדריך של PhraseExpress באתר שלהם שידריך אתכם בצעדים הראשונים.

התוכנה עובדת ברקע ומנטרת את ההקלדות שלכם. יופיע סמל קטן ליד שעון המערכת, של בועת שיחה עם "!" בתוכה. לחיצה על הסמל ומגיעים לאפשרויות הגדרות התוכנה.

PhraseExpress

מתוך האפשרויות שבתפריט בלחיצה על סמל התוכנה נבחר ב Settings, ונגיע לחלון הראשי והחשוב:

למטה נלחץ על הכפתור "New Phrase" ונעשה את הגדרת החלפת הטקסט הראשונה שלנו. דבר ראשון ניתן לביטוי הראשון שלנו שם, וזה סתם שם שנוכל לזהות ולא קשור לביטוי שצריך להקליד על מנת לבצע את ההחלפה. דבר שני שנעשה זה ללחוץ לחיצה ימנית באזור הטקסט ונבחר " Convert to HTML format" – במצב זה נוכל לעשות חתימה מגניבה, עם צבעים ופונטים שונים ואפילו קישורים ותמונות ע"י הפאנל הקטן שיתווסף לנו למעלה. אך למעשה זהו שלב אופציונאלי, ואם אתם צריכים סתם להדביק טקסט נקי ללא עיצוב, צריך לפסוח עליו.

בכל אופן, הנה התהליך שעשיתי על מנת ליצור את הביטוי הראשון שלי:

1. לחיצה על "New Phrase".

2. נתינת שם לביטוי שלי.

3. אופציונאלי: המרת הטקסט ל HTML על מנת לקבל אפשרויות עיצוב וקישוריות מתקדמות יותר.

4. הקלדת הטקסט שאני צריך שיודבק כל פעם, כולל עיצוב הפונטים וקישור (אם צריך).

5. בחירת הטקסט שאני רוצה להקליד על מנת להפעיל את ההחלפה. למה "חתם" ? כי זה קצר וזה לא מילה אמיתית שייצא לי לכתוב ולכן הסיכוי שבטעות PhraseExpress יחליף לי מילה בלי שרציתי יקטן – הכוונה היא שיכול להיות שאני ירצה לרשום את המילה "חתימה" איפשהו בלי ש PhraseExpress  יתערב ויחליף אותה, אבל לא נראה לי שאני יצטרך לרשום את המילה הסתומה "חתם" כי פשוט אין לה שום משמעות.

וזהו ! כל תוכנה שאני יהיה בה מעכשיו, ברגע שהאותיות "חתם" ולאחר מכן רווח יוקלדו, ישר החתימה שלי תופיע ! אם תסתכלו על התמונה למעלה, קצת מעל תיבה מס' 5,  שימו לב שניתן גם להגדיר שילוב של קיצורי מקלדת שתוכלו לבחור לטקסט מסוים – PhraseExpress לא רק מחליפה טקסטים, היא מהווה ממש מערכת של קיצורים לביטויים וטקסטים, בעזרת הקלדות או שילובי מקשים.

בוודאי שמתם לב שהפאנל השמאלי של החלון הראשי של ההגדרות מהווה מעין עץ תיקיות. תוכלו ליצור תיקייה חדשה על ידי לחיצה על הכפתור "New Folder", לתת שם לתיקייה, לקבץ בתוכה ביטויים בעלי אופי דומה, להעביר ביטויים בין תיקיות שונות, לחפש ועוד. אבל מעבר לסתם סדר וארגון, לתיקיות ב PhraseExpress יש עוד שימוש. לתיקיות המכילות מספר ביטויים יחד תוכלו להגדיר טקסט או שילוב מקשים על מנת להפעיל אותן – וברגע שתפעילו את הקיצור שהגדרתם לתיקייה, יקפוץ לכם תפריט שיציג את כל הביטויים בתוך התיקייה, ואתם רק צריכים לבחור מה רציתם להכניס מהתפריט.

כאן הגדרתי לי תיקייה בשם HTML ובתוכה שמתי מספר ביטויים שאני משתמש בהם הרבה, לתיקייה הגדרתי את הטקסט "html#" שיפעיל אותה – ככה שאין סיכוי שאני יקליד את זה בלי כוונה:

עכשיו אני כותב לי טקסט בכל תוכנה שהיא, במקרה הזה ב Notepad, וברגע שאני מקליד html# תראו מה קורה:

אחרי שאני עושה את הבחירה שלי, ההקלדה "html#" נעלמת ובמקומה מופיע הערך שבחרתי. די גאוני, לא ? גם אם תקלידו ביטוי אחד להחלפה למספר מחרוזות טקסט שונים, יקפוץ התפריט וישאל אתכם לאיזה ערך התכוונתם. כך שתוכלו להגדיר למשל 3 ביטויים שונים עם הטקסט "חתימה" ולבחור איזה חתימה אתם רוצים לשים באותו רגע מהתפריט שיקפוץ, בלי להשתמש בתיקייה.

יותר מאוחר, הבנתי שאני לא חייב לבחור מילים לא הגיוניות כדי שהוא לא בטעות יחליף לי אותם. בעצם הבנתי מה פשר 4 האפשרויות הנמצאות מימין לטקסט שאני מבקש להחליף:

עומדות לרשותכם 4 אפשרויות החלפה אוטומאטית מאד נוחות (מלמעלה למטה): להחליף באופן מיידי ישר בזיהוי המילה, להחליף באופן מיידי לאחר זיהוי המילה + תו מפריד המסמן סוף מילה כמו אנטר או רווח, לשאול האם להחליף בעזרת תפריט קופץ(זהה לתפריט שקופץ כאשר יש מספר ערכים כמו בתמונה למעלה, רק שיש בו ערך אחד) והאופציה האחרונה היא למתקדמים בתוכנה וכדאי שלא תנסו אותה עד שתתחילו ממש לשלוט בהגדרות שלה.

אם ככה, אני יכול לבחור איזה מילה שבא לי, ואם אני נוטה לחשוב שייצא לי הרבה להקליד אותה גם כשאני לא רוצה שהטקסט שלה יתחלף, אני יבחר שהוא ישאל אותי אם להחליף או לא. הקפצת התפריט הזאת ממש לא מפריעה למהלך כתיבת הטקסט ואם פשוט ממשיכים לכתוב התפריט ייעלם, ואם אני כן ירצה שבמקרה מסוים היא תתחלף, כשהתפריט יקפוץ אפשר ללחוץ "Tab" והתוכנה תבין שהפעם אני כן רוצה להחליף.

קצה הקרחון

אז הבטחתי בהתחלה שהחלפת טקסטים היא רק ההתחלה, אז בואו נמשיך. למעלה ציינו את השימוש הבסיסי של התוכנה, ואם כבר הם בנו תוכנה שמנטרת כל הקלדת מקלדת ומגיבה לצירופים מסוימים, תראו מה עוד המפתחים שלה גרמו לה לעשות:

תיקון שגיאות בכל Windows

התוכנה יודעת גם לייבא לעצמה מילים שתיקנתם בעבר בעזרת בודק השגיאות של Word, כך שבפעם הבאה שתעשו את אותה הטעות, PhraseExpress תחליף את הטקסט מייד לכתיב הנכון – רק שהפעם זה יפעל גם בכל תוכנה אחרת שתהיו בה ולא רק ב Word. איך מבצעים ? בחלון ההגדרות של PhraseExpress  ניגשים ל File ואז ל import . בתפריט שייפתח בחרו " Import MS word AutoCorrect Entries".

התוכנה תשאל אתכם אם אתם רוצים לבטל את מתקן הטעויות של Word על מנת למנוע כפילויות – לשיקולכם. לאחר מכן כל רשימת הטעויות-תיקונים של Word תתווסף בתיקייה חדשה בעץ התיקיות של PhraseExpress – וסיימתם.

שימו לב לתמונה, אוהבים את זה ש WORD הופך את המילה ש"ח לסמל ₪ ? עכשיו זה יקרא בכל מקום ובכל תמונה ב Windows. רק תרשמו ש"ח ויקפוץ תפריט קטן שיציע להפוך אותו ל ₪ בעזרת לחיצה על "Tab".

מאקרו ומשתנים דינמיים

בחלון של הגדרת ביטוי חדש ישנו כפתור שנקרא "Add Macro", מתוכו תוכלו לבחור לבצע פעולות מסוימות או במילים אחרות להכניס טקסט דינמי וביצוע פעולות למחרוזת הטקסט המתחלף שלכם, כמו למשל להכניס את התאריך, השעה או שניהם בתוך הטקסט המתחלף שלכם – כל פעם שתבקשו להחליף את הטקסט יופיע התאריך/שעה של אותו הרגע שביצעתם את הפעולה. פשוט מצוין.

תוכלו גם להוסיף הדבקה של טקסט שהעתקתם קודם ל Clipboard, ליצור אימייל, לפתוח קישור מסוים, להפעיל אפליקציות שונות בעזרת הקלדות טקסט פשוטות, להעביר פוקוס לתוכנה אחרת שפתוחה ואפילו אפשר להוציא מידע מ Active Directory ! פשוט תעברו על האפשרויות בתפריט הקטן הזה, זה מחולק לנושאים ומאד פשוט להבנה.

Luncher לאפליקציות וקבצים שונים

אם אני יכול ליצור ביטוי, ואז להכניס לו מאקרו שיריץ תוכנה מסוימת, קובץ מסוים, או אפילו יפתח את הדפדפן שלי וייקח אותי לאתר מסוים - PhraseExpress היא בעצם תוכנת Luncher מטורפת, המאפשרת לכם להפעיל כמעט כל תוכנה/קובץ/אתר במחשב שלכם בעזרת הקלדת טקסט מסוים פשוט או שילוב מקשי מקלדת !

שימו לב לתמונה, הגדרתי שע"י לחיצה על Ctrl+Shift+F במקלדת, או הקלדה של האותיות frfx, הפיירפוקס יעלה:

מנהל Clipboard

בחלון ההגדרות של התוכנה ישנה תיקייה מיוחדת שנקראת Clipboard Cache, מוגדר שאין טקסט שמפעיל אותה אלא רק השילוב של Ctrl+Alt+V במקלדת. התיקייה הזאת מיוחדת כי היא מכניסה לעצמה אוטומטית טקסטים שהדבקתם כביטויים, כך שאם תקישו את השילוב שלה, יקפוץ התפריט המוכר של ריבוי הערכים המציג בפניכם את כל ההעתקות האחרונות שעשיתם – עכשיו אתם רק צריכים לבחור מה להדביק.

מחשבון תוך כדי הקלדה

נניח שאתם כותבים טקסט ארוך, ופתאום באמצע צריכים לעשות חישוב קטן לפני שאתם רושמים בטקסט שלכם מספר כלשהו. צריך לעצור, להפעיל את המחשבון, לעשות את החישוב, ולהדביק את התוצאה, לא ? לא. כאשר PhraseExpress מותקן, תוכלו בתוך שורות הטקסט שלכם לרשום את התרגיל שלכם, להוסיף לו "=" בסוף ו PhraseExpress יציע לכם בתפריט קטן את הפתרון:

לחיצה על "Tab" והתרגיל נעלם ובמקומו מופיעה התוצאה.

זיהוי אוטומטי של טקסט חוזר

ל PhraseExpress יש מערכת היודעת לזהות אם יש טקסט מסוים שאתם מקלידים הרבה פעמים. כאשר הוא מזהה ביטוי שכזה, עם הזמן הוא יתחיל לזהות את התחלת הטקסט או הביטוי וישר להציע לכם את ההמשך שלו – ולא משנה באיזה תוכנה אתם נמצאים. פשוט רגעים קטנים של אושר.

עוד לא התחלנו אפילו !

יש עוד המון המון יכולות מופלאות לתוכנה הקטנה והחכמה הזאת, אבל אני קצת מוגבל באורך הכתבה. ניסיתי למנות את התכונות שלה שדיברו אלי הכי הרבה, אם אתם רוצים לקרוא את רשימת התכונות המלאה, גשו לכתובת הזאת. הנה סרטון קצר שמסביר רק מה חדש בגרסה האחרונה, זה פשוט מדהים:

הרצת PhraseExpress אחד במחשבים שונים

התקנה על USB

תוכלו להתקין את PhraseExpress על כונן נייד USB, ולקחת אותו איתכם לכל מקום, לחבר ולהמשיך לעבוד. במצב USB, התוכנה מזהה לבד שהיא לא מותקנת על המחשב אלא רצה מכונן נייד, ולכן גם לא שומרת שום ערך על המחשב, אלא רק בתיקייה שהיא רצה ממנה, שזה הכונן הנייד. היא גם מזכירה לכם לא לנתק את הכונן כל עוד היא רצה בהפעלה הראשונה שלה:

כל מה שצריך לעשות זה להוריד את הגרסה המיוחדת של PhraseExpress לכוננים ניידים. צריך לפתוח את הקובץ המכווץ לכונן הנייד שלכם, נניח לתוך תיקייה בשם  PhraseExpress, ואז להריץ את התוכנה בכל מחשב שתהיו בו מהכונן הזה.

סנכרון בעזרת Dropbox

הנה נושא שלא מפסיק להיות פופולארי, איך לסנכרן הכול בעזרת Dropbox ! טוב למי שלא מכיר ומחזיק יותר ממחשב אחד, אתם מפספסים תוכנה חובה, כבר כתבנו עליה בעבר רבות ותוכלו להכיר אותה כאן. אפילו כתבנו כתבה שלמה על תוספות ועל איך לסנכרן תוכנות שונות בעזרתה. אז גם את התוכנה הזאת אפשר בקלות לסנכרן בעזרת Dropbox. פשוט מאד, תוכלו לפתוח את גרסת ה USB של PhraseExpress לתיקיית ה DropBox שלכם, והתיקייה תסתנכרן אוטומטית לשאר המחשבים - כל ביטוי שתגדירו במחשב אחד מיד יהיה זמין בשאר המחשבים. צריך גם להגדיר שקובץ המידע הוא בתוך תיקיית Dropbox.

אופציה שנייה שעומדת בפניכם היא להתקין רגיל את PhraseExpress בכל מחשב, לאחר מכן להגדיר קובץ מידע חדש, את הקובץ הזה תשמרו בתיקיית Dropbpx שלכם שיסתנכרן לשאר המחשבים. במחשב הבא לכו ל PhraseExpress והגדירו לפתוח קובץ מידע – ופתחו את הקובץ שבתיקיית Dropbox שהסתנכרן, וכך הלאה בשאר המחשבים.

הנה האפשרויות שלכם לגבי שמירת קובץ נתונים – תוכלו לפתוח קובץ חדש ואז מראש לשמור אותו בתיקיית ה Dropbox שלכם, תוכלו לפתוח קובץ קיים (במחשבים האחרים תפתחו את הקובץ שהסתנכרן דרך Dropbox), והאופציה השלישית היא לקחת קובץ נתונים קיים שלכם ולשמור אותו מחדש בתיקייה אחרת, אז כבר בניתם כמה ביטויים, לחצו על האופציה השלישית ומקמו את קובץ הנתונים בתיקיית ה Dropbox שלכם:

מחשבות אחרונות

דברים טובים באים בחבילות קטנות ! תוכנה קטנה וחכמה שנותנת כ"כ הרבה למי שהעבודה שלו היא סביב המחשב, היום קשה לי לדמיין איך עבדתי במחשב לפניה. ממליץ בחום !

---

דרג את הכתבה
(1 הצביע, ממוצע : 5.00 מתוך 5)
 Loading ...

ניסיתם את התוכנה? מכירים פתרונות אחרים להחלפת טקסטים מהירה? שתפו אותנו !

קרא עוד:

1. Offisync: הביאו את Google Docs אל Microsoft Office
2. CintaNotes – מנהל פתקים מושלם
3. FileMenu Tools – תפריט כפתור ימני משודרג ומותאם אישית
4. צרו תוכנות ניידות בעצמכם בקלות – ללא צורך בידע בתכנות כלל
5. קו ההגנה האחרון – אנטי וירוס לסריקת דיסק מחוץ למערכת

נהנית מהפוסט? ניתן להביע זאת בעזרת השארת תגובה ויצירת המשך דיון, או הרשמה לפיד ה-RSS וקבלת כל הפוסטים ישידות לקורא ה-RSS שלך. Iאם אנין לך קורא RSS, ניתן גם להרשם לעדכונים יומיים בדוא"ל ליחצו כאן להרשמה.

הגב באמצעות פייסבוק