איך לגרום ל Outlook לעבוד בצורה מושלמת עם Google Docs

יש בינינו אנשים שעדיין מעדיפים לקרוא את המיילים שלהם בעזרת תוכנה שולחנית, כמו Microsoft Outlook, ובמקביל מוצאים את עצמם משתמשים בשירותי רשת שונים אחרים בגלל הנוחות והגמישות שלהם, כמו ניהול המסמכים דרך Google Docs. אם אתם מחפשים דרך נוחה יותר להשתמש ב Outlook וב- Google Docs במקביל, תוכנה חדשה שיצאה לאחרונה בשם Harmon.ie יכולה לספק לכם את הפיתרון.

Harmon.ie הוא תוסף חינמי לחלוטין ל Microsoft Outlook בגרסאות 2007 ו- 2010, שחוסך לנו את הצורך לפתוח בכלל את דפדפן האינטרנט שלנו על מנת לעבוד על המסמכים שלנו ב Google Docs. בעזרתו אפשר לעבוד על מסמך שלנו הנמצא ב Google Docs, בין אם זה מצגת, מסמך או גיליון אלקטרוני ישירות מתוך ה Outlook .

התקנה

Harmon.ie משלבת בין העבודה של תוכנה שולחנית מבית מיקרוסופט ושירות רשת ב"ענן" של היריבה הגדולה של מיקרוסופט - גוגל. עד כמה השילוב הזה מוצלח ? בואו נברר. מורידים את קובץ התקנה (השוקל כחצי מגה בלבד) ומתקינים כמו כל התקנה סטנדרטית (עם הרבה Next), רצוי שתוכנת ה Outlook תהיה סגורה.

אחד החששות שיש כשמוסיפים תוספות שונות ל Office ולכל מיני תוכנות אחרות בכלל הוא שזמן העלייה של התוכנה יעלה. אך עם Harmon.ie לא הרגשתי שום הבדל, Outlook עלה במהירות הרגילה ובצורה חלקה, והפאנל של Harmon.ie הוצג. בפאנל תוכלו להכניס את פרטי הזיהוי שלכם לכניסה ל Goole Docs שלכם - וכל המסמכים שלכם יופיעו.

תוכלו גם להירשם לחשבון חדש ב Google Docs אם אין לכם אחד - היתרונות של Google Docs הם רבים וטובים, אבל זה כבר נושא לכתבה אחרת.

הפאנל החדש שנוסף לנו ל Outlook מתנהג כמו כל פאנל אחר ב Outlook, ניתן לסגור אותו, למזער אותו לפס אנכי צר ולשחק עם הרוחב שלו כאשר הוא פתוח - ממש נוח ומוכר, ולא גוזל הרבה משטח התצוגה שלנו ב Outlook. גם שסוגרים אותו יש לכם כפתור שיכול להחזיר אותו באופן מיידי, ככה הוא נראה כשהוא ממוזער אנכית, גם סימנתי לכם את הכפתור שמחזיר אותו למקרה שסגרתם אותו:

 

עבודה עם מסמכי Google Docs קיימים

Harmon.ie מציג בפניכם את כל המסמכים שיש בחשבון שלכם ב Google Docs. אם יש לכם מספר גדול של קבצים, תוכלו להשתמש בשורת החיפוש שנמצא בחלק העליון של הפאנל (איפה שכתוב All Items, ניתן למחוק את זה ולהקליד את ערך החיפוש), כל מה שתתחילו לרשום יצמצם במהירות את תוצאות החיפוש.

 

 

כמו כן, בתחתית המסך ישנם מספר כפתורים שיעזרו לכם למצוא בשניות כל מסמך שלכם ע"י סינון המסמכים. ניתן לסנן לפי סוג המסמך, למשל, להציג רק מצגות או רק גיליונות אלקטרוניים. ניתן גם להציג רק מסמכים שסימנתי בכוכב, רק מסמכים שנמצאים בתיקייה מסוימת, רק מסמכים שאני בעצמי יצרתי, ועוד…

 

 

ליד כל קובץ ישנו קישור קטן בשם Actions, לחיצה עליו (או לחיצה בכפתור הימני של העכבר על השורה של המסמך) ויפתח תפריט קטן עם פעולות שונות שניתן לעשות על הקובץ, כמו לשנות את שמו, להחביא אותו, לסמן אותו בכוכב, לשתף אותו ועוד.

 

 

ניתן גם לבחור מספר קבצים ביחד ע"י לחיצה על Shift או Ctrl (ממש כמו שבוחרים קבצים ב Windows) ואז ניתן ללחוץ על הכפתור Actions שנמצא בראש הפאנל על מנת לקבל תפריט של פעולות שניתן לעשות לכל המסמכים האלה שבחרתם ביחד.

כאשר מסתכלים על שורה המציינת קובץ מסוים, מתחת לשם הקובץ יופיעו סמלונים קטנים, המסמלים אם הקובץ משותף, פרטי, חלק מתיקייה ועוד. גם לחיצה על הסמלונים האלה ייתנו לכם אפשרויות, למשל לחיצה על הסמל של התיקייה הקטנה ותוכלו לבחור להעביר את הקובץ הזה לתיקייה מסוימת, או אם תלחצו על הסמל של היד הפתוחה המסמל שיתוף, תוכלו לבחור עם מי אתם רוצים לשתף את הקובץ. זה סתם בשביל נוחות ומהירות עבודה, כיוון שאת האפשרויות האלה ניתן למצוא גם תחת תפריט ה Actions.

אם תבחרו לשתף קובץ מסוים או לשנות את השיתוף שלו (לחיצה על היד הפתוחה הקטנה, או על Share בתפריט Actions), יופיע לפניכם חלון קטן ובו רשימת האנשים שהמסמך משותף איתם. כאן גם תוכלו להוסיף אנשים חדשים כדי לשתף גם אותם ע"י לחיצה על הכפתור בצד ימין (של האיש הכחול עם סימן הפלוס הירוק עליו). כאשר תופיע השורה החדשה, פשוט התחילו לכתוב את מספר האותיות הראשונות של השם שאתם מחפשים, ו Harmon.ie יציג לכם תוצאות של אנשי הקשר שלכם גם מה- Outlook וגם מחשבון ה Gmail המשויך לחשבון ה Docs, מגניב !

 

 

Goolge Docs מאפשר לכם להוריד את הקבצים שבחשבון שלכם באופן נוח במגוון פורמטים שונים (לפי סוג הקובץ כמובן), סוגים כמו PDF, RTF, Text, Word, Zip וגם OpenOffice. את היכולת הזו הטמיעו בצורה יפה גם ב Harmon.ie, ואת זה תוכלו לראות כאשר תבחרו ב Save as מתוך תפריט ה Actions.

 

 

יצירת מסמך חדש ב Google Doc

עד כאן היה דיי מגניב, אבל עכשיו מגיע הקטע שהפיל אותי מהכיסא. אם יש לכם Outlook על המחשב, זה בדר"כ אומר שיש לכם גם את שאר חבילת ה Office, וכנראה שבזה אתם משתמשים על מנת ליצור מסמכים שונים. לכן העלאה של מסמכים ל Docs שלכם היא מאד חשובה לכם - על מנת לבצע העלאה של מסמכים לחשבון ה Docs שלכם, כל מה שצריך לעשות הוא פשוט לגרור את הקבצים מהתיקייה המקומית לתוך הפאנל של Harmon.ie והקובץ באופן אוטומטי יומר ויעלה לחשבון ! אם תגררו לתיקייה מסוימת שנמצאת בחשבון ה Docs שלכם, הקובץ שיעלה יהיה שייך מיידית לתיקייה הזאת, פשוט אדיר ! אפילו אם קבלתם מייל עם מסמך בתוכו, תוכלו לגרור אותו מהמייל ישירות לפאנל של Harmon.ie, והוא יעלה לחשבון Google Docs שלכם באופן מיידי:

 

על מנת ליצור מסמך חדש, אפשר גם ללחוץ על הכפתור New, ולבחור את סוג הקובץ המבוקש, וקובץ ריק מהסוג שביקשתם יופיע בחשבון.

דרך אגב, אם אתם כבר אוהבים לעבוד ולערוך מסמכים ישירות ב Google Docs, כאשר תלחצו על Open בתפריט ה Actions של מסמך מסוים, ייפתח הדפדפן שלכם עם המסמך שביקשתם לראות או לערוך. בהגדרות של Harmon.ie תוכלו לבחור שהמסמכים ייפתחו בדפדפן המובנה של Outlook במקום לפתוח דפדפן חיצוני. פשוט לחצו על המשולש ההפוך בכותרת של הפאנל ובחרו ב Options:

 

 

בחלון שייפתח לכו ללשונית השנייה בשם Google Docs, בתחתית יופיע חלק בשם Web Browser, שם תוכלו לבחור באפשרות Embedded browser in outlook במקום ב Default Browser:

 

 

ואם לא אוהבים, צריכים להוריד את הקובץ, לערוך אותו בתוכנה המועדפת עליכם, ולהעלות אותו מחדש. בעזרת Harmon.ie כל התהליך הופך להיות דיי פשוט, לא?

 

שיתוף המסמכים

בדיוק כמו שאתם יכולים באתר עצמו לבחור לצרף מסמך ב Google Docs למייל מסוים כמסמך מצורף למייל או כקישור למסמך עצמו על מנת לשתף את המסמך עם אחרים, Harmon.ie מביא לכם את היכולת הזאת לתוך ה Outlook.

פתחו מייל חדש ב Outlook ובחלון החדש תגלו כפתור חדש בשורת הכפתורים, לחיצה על הכפתור מציגה לנו את הפאנל של Harmon.ie המוכר עם כל המסמכים שלנו מ Google Docs. כתבו את המייל שאתם רוצים, וכשתרצו להוסיף מסמך פשוט גררו אותו מהפאנל השמאלי לתוך המייל שלכם.

כאשר תלחצו "שלח" יקפוץ חלון של Harmon.ie שישאל אתכם האם אתם רוצים לתת לנמענים שלכם יכולת רק לצפות במסמך או גם יכולת לערוך אותו. המסמך נשלח כקישור, כך שהנמענים שלכם יקבלו את המייל הם יצטרכו ללחוץ על הקישור וזה יפתח להם את המסמך בדפדפן האינטרנט שלהם עם ההרשאות שנתתם להם, משם הם יוכלו להוריד את הקובץ בקלות למחשב שלהם.

 

 

אם אתם לא אוהבים להכניס קישור ומעדיפים לצרף את הקובץ עצמו למייל כקובץ מצורף, תוכלו לשנות את האופציה הזו ב Options של Harmon.ie, בלשונית הראשונה, תחת האפשרות של Drug and Drop:

 

 

כאשר אתם שולחים מסמך שנמצא מקומית על המחשב שלכם דרך ה Outlook, בעת הלחיצה על "שלח" יקפוץ חלון של Harmon.ie ובוא תצטרכו לבחור האם אתם רוצים להעלות את המסמך המצורף לחשבון ה Docs שלכם, ואם כן באיזה תיקייה לשים אותו, והאם אתם רוצים להעלות אותו ל Docs ולשלוח לנמענים רק קישור במקום את כל המסמך. מאד נוח וחוסך המון מקום בתיבת הדואר.

 

 

 

שורה תחתונה

יש עוד כל מיני הגדרות שונות שניתן לשחק בהן באפשרויות של Harmon.ie, אפשר לשחק ולהתאים אותו אישית אליכם. לשאלה ששאלנו בתחילת הכתבה, האם השילוב הזה מוצלח, התשובה היא שהשילוב מוצלח מאד. למען האמת, לא נתקלתי בתקלה אחת בעבודה איתו, הכול זרם חלק, כל האפשרויות היו ברורות ועשו בדיוק את מה שהבנתי שהם יעשו, פשוט תענוג. הנה סרטון שמסכם את הפונקציות העיקריות:

 

 

אם אתם כבר קוראים מיילים ב Outlook ומשתמשים ב Google Docs, אני חושב שלא תצליחו להבין איך עבדתם לפני התוסף הזה.

אם אתם משתמשים ב Outlook עם המון מסמכים, ולא משתמשים ב Google Docs, קראו למעלה עד כמה החיים שלכם יכולים להיות נוחים - גישה מכל מקום למסמכים שלכם, ניהול פשוט ואפילו מתוך ה Outlook של הקבצים, שיתוף בקלות עם אנשים אחרים, המרה מהירה לפורמטים שונים וזה גם יהיה הסוף לשליחת המסמכים במייל הלוך ושוב עם תיקונים מכל מיני אנשים - שולחים לינק אחד והעותק תמיד נשאר מעודכן בענן.

ואם אתם אוהבים את Outlook אבל כבר עברתם ל Gmail ול- Google Docs, בעזרת הטיפ של ה IMAP שבכתבה על מסנני דואר הזבל החינמיים שפורסמה לא מזמן, תוכלו לחזור להשתמש ב Outlook למיילים שלכם דרך Gmail וגם להביא לשם את השימושיות של Google Docs בעזרת Harmon.ie.

 

לאתר Harmon.ie

---

דרג את הכתבה
(2 הצביע, ממוצע : 5.00 מתוך 5)
 Loading ...

ניסיתם את Harmon.ie ? מכירים תוספים שווים אחרים ? שתפו אותנו !

קרא עוד:

1. Offisync: הביאו את Google Docs אל Microsoft Office
2. התאימו את Ubuntu בצורה אישית בדרך הקלה
3. 4 תוכנות חינם נגד דואר זבל שעובדות מצוין
4. PhraseExpress – כלי להחלפת טקסטים
5. מדריך ל Autoit – חלק 3

נהנית מהפוסט? ניתן להביע זאת בעזרת השארת תגובה ויצירת המשך דיון, או הרשמה לפיד ה-RSS וקבלת כל הפוסטים ישידות לקורא ה-RSS שלך. Iאם אנין לך קורא RSS, ניתן גם להרשם לעדכונים יומיים בדוא"ל ליחצו כאן להרשמה.

הגב באמצעות פייסבוק